Публикация

  • 17.02.2014
    Как отчитаться за полученный грант или субсидию Фонда поддержки и защиты прав соотечественниковзащиты

В предыдущих выпусках газеты «Русская ПРАВДА» и в приложениях «Наше право» уже неоднократно рассказывалось о деятельности Фонда поддержки и защиты прав соотечественников, проживающих за рубежом, (в дальнейшем в тексте мы будем употреблять определение «Фонд»; контактные данные фонда опубликованы в этом выпуске газеты на стр. 32), основная цель которого - оказание российским соотечественникам, проживающим за территорией Российской Федерации, правовой помощи в случае нарушения их прав, свобод и законных интересов в соответствии с нормами международного права в области защиты прав человека.

Одна из задач Фонда - оказание целевой правовой помощи отдельным соотечественникам и организациям, которые занимаются вопросами защиты прав соотечественников, путём выделения грантов и субсидий. О порядке и условиях предоставления грантов и субсидий мы писали в №5 «Нашего права» в материале «Как получить грант или субсидию Фонда защиты» (смотрите «Русскую ПРАВДУ» №10, май 2013 г.)

…Но получить грант или субсидию - это даже не полдела сделать, это только самое начало работы.

Получатель гранта или субсидии должен выполнить все работы, оговоренные в Договоре между ним и Фондом, и на которые, собственно, и были выделены денежные средства. Как известно, «деньги любят счет», поэтому заключительной стадией выполнения договорных обязательств Получателем гранта/субсидии является подача отчета (Фонд свои обязательства по Договору уже выполнил, так как он перечисляет на счет Получателя денежные средства в течение 10 рабочих дней со дня подписания Договора). Сегодня мы расскажем о том, как готовить и подавать отчет в Фонд.

Напомним, что «Положения о порядке предоставления грантов/субсидий Фондом поддержки и защиты прав соотечественников, проживающих за рубежом», а также формуляры, которые необходимо заполнять для получения грантов и субсидий и для сдачи отчетов по ним можно посмотреть на официальном интернет-сайте Фонда pravfond.ru в разделах «Гранты» и «Субсидии».

Некоторые особенности использования полученных от Фонда средств

 Полученные от Фонда средства гранта/субсидии должны использоваться Получателем в строгом соответствии с Договором, а так же с законодательством Украины, в том числе и налоговым.

Получатель средств обязан вести раздельный учет средств, полученных в виде гранта/субсидии и иных средств.

Фонд в соответствие с Договором имеет право текущего контроля над целевым использованием средств, полученных в виде гранта/субсидии.

При необходимости Фонд может привлекать необходимые финансовые контролирующие органы для проверки деятельности Получателя в рамках Договора с Фондом.

По запросу Фонда Получатель обязан в течение 10 дней представить любые финансовые документы, запрошенные Фондом, касающиеся использования средств, полученных в виде гранта/субсидии.

Если Получатель гранта/субсидии прекращает свою деятельность или не может выполнять свои обязательства в соответствии с Договором, заключенным между ним и Фондом, он обязан немедленно уведомить об этом Фонд. В таком случае Получатель обязан в течение 10 дней после уведомления передать Фонду все денежные средства и имущество, закупленное за выделенные Фондом средства, предназначавшиеся для выполнения условий Договора, а так же отчитаться перед Фондом.

Если в процессе реализации условий договора осталась неиспользованной часть средств гранта (субсидии), получатель обязан возвратить ее на расчетный счет Фонда.

Получатели несут перед фондом полную материальную ответственность за нецелевое использование средств. Если средства были израсходованы не по назначению или Получатель гранта/субсидии не может отчитаться в установленном порядке за использование средств, он должен вернуть Фонду полученные средства в полном объеме!

 Как подать отчет

Как показывает опыт, главной проблемой для получателей грантов/субсидий чаще всего становится даже не само оформление заявок на их получение, а именно правильный учет, ведение бухгалтерского учета и своевременное и правильное составление всех необходимых документов, которые затем могут быть использованы при составлении отчета. Поэтому каждой организации, которая хочет работать с грантодателями серьезно и успешно, необходимо задуматься о привлечении к этой работе специалиста, разбирающегося в перипетиях ведения учета и отчетности, приобретать опыт работы с первичными документами.

Второе главное правило: необходимо еще на стадии подготовки заявки на получение гранта/субсидии тщательно изучить рынок работ/услуг, которые будут использоваться при осуществлении деятельности, предусмотренной договором. Это важно, чтобы не ошибиться в подборе исполнителей, в стоимости тех или иных работ, услуг, товаров, которые необходимо будет приобретать, и оплачивать в соответствии с условиями договора с Фондом во исполнение намеченной программы.

Если на стадии планирования и исполнения программы все будет тщательно просчитано и документировано, то при составлении отчетов не должно возникнуть никаких сложностей.

Примечание: Здесь мы покажем образец составления отчета, на грант, полученный по образцу заявки, которая была опубликована в №5 «Нашего права» за 2013 год в материале «Как получить грант или субсидию Фонда защиты».

Просим также учесть, что данный отчет не может быть образцом для дословного копирования, так как каждая заявка на получение гранта/субсидии имеет свои особенности, а цифры, приведенные в отчете, - условные.

Одним из главных критериев финансовой дисциплины является своевременность подачи отчетов. Согласно условиям Договора, заключаемого между Фондом и Получателем гранта/субсидии, последний должен подать «Отчет о целевом использовании гранта/субсидии в течение 10 дней с момента окончания срока действия Договора на предоставление гранта/субсидии, если иное не обусловлено в Договоре с Фондом.

Но в любом случае мы рекомендуем всю документацию, которая будет задействована в отчете, приводить в полный порядок по итогам работы за каждый месяц. И, как минимум, по итогам каждого квартала составлять, дополняя, промежуточные отчеты. Идя таким путем, невозможно будет в срок, предусматривающий сдачу отчета, оказаться перед кучей документов, в которых «вдруг» обнаруживается множество ошибок, неточностей и т.п. Учитывая пресловутый «человеческий фактор», от этого никуда не денешься. Поэтому важно исправлять все ошибки тогда, когда они совершаются, в течение ближайшего времени от даты составления каждого документа, а не через несколько месяцев.

Образец титульного листа отчета

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ О ЦЕЛЕВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ГРАНТА

предоставленного Энской областной общественной организации «Право» на «*Разработку, изготовление и распространение брошюры «Права российских соотечественников на Украине»

(*указать точную фразу из п.2.1 Договора)

(Договор гранта от «14» декабря 2013 г. № ____)

Следует помнить, что согласно руководящим документам Фонда он не принимает новые заявки на Получения гранта/субсидии от Получателя, не сдавшего своевременно финансовый отчет об использовании предыдущего гранта/субсидии. Кроме того, «подорванная репутация» нерадивого Получателя может негативно сказаться на отношении к нему со стороны Фонда в дальнейшем.

Отчет предоставляется исключительно на русском языке и состоит из двух частей - содержательной части, включающей в себя информацию о реализации проекта и его итогах, и финансового отчета в соответствии с утвержденной сметой, которая является неотъемлемым приложением к договору с Фондом. Формы отчета можно посмотреть и, при необходимости, скопировать на официальном интернет-сайте Фонда pravfond.ru в разделах «Гранты» и «Субсидии» в подразделе «Формуляры».

Содержательный (аналитический) отчет

Содержательный (аналитический) отчет должен включать в себя следующие виды информации:

- описание содержания проделанной работы по этапам и направлениям, предусмотренным договором;

- основные результаты за период (с указанием конкретных количественных показателей, если они были предусмотрены в договоре);

- значимость полученных результатов;

- формы распространения и области применения полученных результатов;

- количественный и качественный анализ целевой аудитории;

- наличие и характер незапланированных результатов;

- оценка успешности проделанной работы, в том числе, по отзывам представителей целевой аудитории и СМИ;

- обзор и характер проведенных мероприятий за период реализации программы действий, предусмотренной договором с Фондом;

- проблемы, выявленные в ходе реализации и предлагаемые методы их решения;

- общие выводы;

- иная дополнительная информация.

В качестве приложения к отчету могут представляться (в зависимости от содержания проделанной работы и условий договора с Фондом):

- аудио-, видео- и фотоматериалы;

- образцы изготовленной полиграфической или мультимедийной продукции;

- публикации в СМИ;

- отзывы представителей целевой аудитории;

- любые другие материалы, подтверждающие эффективную работу по ранее намеченной вами программе, в соответствии с тем, что было запланировано в Вашей заявке (проекте) на получение гранта/субсидии и отражено в договоре с Фондом, в том числе- подтверждающие востребованность результатов проделанной работы.

Образец Содержательного (аналитического) отчета

 

Приложение к Отчету о целевом использовании гранта

к Договору гранта

от «14» декабря 2013 г. №___

 

СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ

Энской областной общественной организации «Право»

на «*Разработку, изготовление и распространение брошюры

«Права российских соотечественников на Украине»

(*указать точную фразу из п.2.1 Договора)

Содержание проделанной работы

Энской областной общественной организацией «Право» (далее - «Организация») на основании заключенных договоров была проведена следующая работа:

- В соответствии с договором между Организацией и ООО «Юрком» (юридическая компания, специализирующаяся на гражданском праве), последняя произвела в январе 2014 г. подготовку материалов для брошюры «Права российских соотечественников на Украине» (далее «Брошюра») в объеме 300 тыс. печатных знаков, включая пробелы (копия договора прилагается);

- На основании договора между Организацией и физическим лицом предпринимателем - Семёновым А.Б., последним в феврале 2014 года были осуществлены работы: редакторские услуги (литературное и техническое (корректура) редактирование текста, верстка (макетирование) и допечатная подготовка макета Брошюры (копия договора прилагается);

- Полиграфические услуги (печать Брошюры тиражом 10 тыс. экземпляров) были выполнены в феврале 2014 г. Частным предприятием «Полиграфия» (копия договора прилагается, образец Брошюры и CD диск прилагается);

- Медиа-студией «Галактика» (аудио/видеозапись) в феврале 2014 г. было изготовлено 10 тыс. экземпляров электронной версии Брошюры (на CD дисках) (копия договора прилагается);

- В марте 2014 г. активистами Организации была произведена раскладка CD дисков в специальные карманы, расположенные на внутренней стороне обложки Брошюры (10 тыс. экземпляров), а так же упаковка в бандероли экземпляров Брошюры, предназначенных для почтового отправления (6 тыс. экземпляров);

- 14 марта 2014 г. в зале городской библиотеки г. Энска была проведена презентация Брошюры и круглый стол организаций соотечественников, занимающихся деятельностью в области защиты прав граждан. Также в … (перечисляются даты и места проведения презентаций, круглых столов, конференций, семинаров и других мероприятий, на которых раздавались материалы).

Поскольку проведению презентации предшествовало её освещение в прессе, общее количество посетителей мероприятий (согласно регистрационных ведомостей) составило 1200 человек (копии ведомостей прилагаются). Всем присутствующим на мероприятиях были вручены презентационные пакеты, состоящие из папки, блокнота, ручки и комплекта Брошюры (печатная и электронная версии);

- Через отделение «Укрпочты» в марте 2014 г. была произведена отправка организациям соотечественников Брошюры (120 адресов по 50 экземпляров) для дальнейшего распространения среди соотечественников в регионах Украины (копии документов, подтверждающих покупку упаковки и оплату почтовых отправлений, прилагаются к финансовому отчету);

- Оставшиеся экземпляры Брошюры (около 2,8 тыс. экземпляров) были розданы активистами Организации (в течение марта - мая 2014 г.) на мероприятиях, проводимых соотечественниками в г.Энске, а также в других городах, куда выезжали активисты Организации (перечень мероприятий, на которых распространялась брошюра, прилагается).

Формы распространения брошюры

Организация обеспечила распространение изданной Брошюры (вместе с электронной версией): через организации российских соотечественников (6 тыс. экземпляров), путём раздачи брошюры на мероприятиях (1,2 тыс. экземпляров) и на мероприятиях, проводимых организациями российских соотечественников (всего 16 мероприятий), - 2,8 тыс. экземпляров;

Отправка Брошюры в регионы осуществлялась за наличный расчет через «Укрпочту».

Анализ целевой аудитории

Тираж Брошюры был распространен среди неслучайных людей. Это активисты организаций соотечественников, близкие им люди. Учитывая этот факт, а так же то, что один активист общественной организации поддерживает контакты с несколькими своими единомышленниками (не менее 3), в среднем с одним экземпляром Брошюры, по нашим предположениям, знакомится не менее 3 человек.

Материалы Брошюры были по договорённости с владельцами Интернет-ресурса бесплатно размещены на тематическом сайте ruspravo.ru в виде PDF-версии, что представило доступ к правовой информации большому количеству соотечественников. По данным владельцев ресурса ruspravo.ru только по подписке постоянными пользователями сайта за период с марта по июнь 2014 года было получено 24 тыс. электронных экземпляров Брошюры.

Целевая аудитория Брошюры достаточно разнообразна. Издание в основном рассчитано на людей среднего и старшего возраста - организаторов деятельности общественных организаций (в первую очередь, организаций российских соотечественников), правозащитников, юристов, преподавателей…

Учитывая то, что российские соотечественники согласно Конституции Украины не имеют никаких привилегий по сравнению с лицами различных национальностей (или выходцами из других государств), проживающих на территории Украины, Брошюра, несомненно, имеет практический интерес не только в области защиты прав российских соотечественников, но и в области защиты прав человека вообще.

Перечень целевых групп:

- руководители и активисты организаций российских соотечественников;

- руководители и активисты общественных организаций, являющиеся сторонниками идей общерусского единства. К ним можно отнести - ветеранские, православные, казачьи, славянские, культурологические, образовательные, правозащитные и другие;

- работники учебных заведений с русским языком преподавания;

- депутаты советов разных уровней;

- руководители и специалисты российских структур, ведущих работу по защите прав и законных интересов соотечественников;

- руководители правозащитных организаций, правозащитники, юристы;

- все лица, проживающие на территории Украины и идентифицирующие себя как российские соотечественники.

В целом реализованный проект скорее можно охарактеризовать как ориентированный на среднее и старшее поколение - на людей в возрасте от 35 лет и старше. Это связано, прежде всего, с нынешним возрастным составом актива Движения российских соотечественников и русско-культурного движения, и других лиц, которые потенциально могут заинтересоваться проблематикой Брошюры.

Основные результаты

Брошюра в основной массе была распространена среди активистов организаций российских соотечественников. Материалы, опубликованные в Брошюре, позволят значительно расширить объем знаний, касающихся прав российских соотечественников, проживающих на территории Украины, и способов отстаивания ими своих законных интересов.

Материалы, изложенные в Брошюре, позволят повысить качество информационной работы с активом и с русскоязычным населением городов и областей, на которые распространяется деятельность организаций соотечественников.

Одновременно материалы, опубликованные в Брошюре, являются важным методологическим и методическим ресурсом, направленным на повышение правовой грамотности российских соотечественников, проживающих на территории Украины.

Издание брошюры содействовало значительному расширению аудитории получателей правовой информации, необходимой для обеспечения деятельности по оказанию российским соотечественникам, проживающим на территории Украины правовой и иной помощи в случае нарушения их прав, свобод и законных интересов в соответствии с нормами международного права в области защиты прав человека, с учетом специфики действующего законодательства Украины.

Распространение Брошюры среди соотечественников (в частности, во время различных мероприятий и акций), способствовало повышению качества правовой работы с соотечественниками с одной стороны и повышению уровня взаимодействия между организациями соотечественников с другой стороны.

Объём Брошюры (300 тыс. печатных знаков) позволил рассмотреть в ней широкий спектр вопросов, касающихся защиты законных прав российских соотечественников, живущих на территории Украины. Следовательно, в целом Брошюра имеет более высокую эффективность как инструмент для методологической работы, способствующей защите прав и законных интересов соотечественников, по сравнению с единичными публикациями на подобные темы, «разбросанными» по разным печатным или электронным изданиям на протяжении продолжительного периода времени.

Концентрация информации в специализированных изданиях способствует систематизации знаний актива организаций соотечественников в правовой области и в сфере организации работы по защите прав и законных интересов соотечественников.

В результате издания и распространения Брошюры был обеспечен более высокий уровень правовой образовательной работы среди соотечественников и в обществе. В целом можно говорить о том, что издание Брошюры способствовало улучшению информированности населения по вопросам правовой защиты.

Благодаря изданию и распространению таких изданий, как Брошюра, закладывается фундамент для привлечения организаций соотечественников к решению проблем, связанных с правовой защитой соотечественников, а также для создания при организациях соотечественников «Правовых центров» и консультационных пунктов, занимающихся защитой прав и законных интересов соотечественников.

Издание Брошюры также позволило более полно задействовать имеющийся в регионах интеллектуальный потенциал организаций соотечественников.

Незапланированные результаты

Почтовая рассылка Брошюры общественным организациям соотечественников (120 адресов по 50 экземпляров) оказалась наиболее затратным способом доставки информации, но в тоже время и самым эффективным, так как была обеспечена адресная доставка издания именно тем, кому необходима содержащаяся в нем информация.

В то же время не менее эффективным оказалось распространение Брошюры через молодежные группы организаций соотечественников, что подтверждает заинтересованность молодых активистов проблемами защиты прав и законных интересов соотечественников.

Общие выводы

1. Исходя из устных откликов руководителей и активистов организаций соотечественников, а также из письменных комментариев, приходящих на Интернет-ресурс ruspravo.ru, результаты издания и распространения Брошюры можно определить как «хорошие», но требующие развития и продолжения, что подтверждается интересом читателей (потребителей информации).

2. Тираж в 10 тыс. экземпляров является слишком маленьким при большом уровне потребности в информационно-методической и методологической печатной продукции, голод на которую хронически испытывают объединения соотечественников. При том, что тираж предполагалось распространять до конца июня 2014 г., экземпляры брошюры закончились уже 9 мая. Последние экземпляры были розданы на праздновании Дня Победы, и их не хватило всем желающим.

3. Издание Брошюры стало хорошим подспорьем в работе организаций российских соотечественников, направленной на защиту прав и законных интересов соотечественников, проживающих на территории Украины.

4. Хотя сам факт издания и распространения Брошюры однозначно можно считать положительной чертой в работе организаций соотечественников, в области зашиты прав и законных интересов соотечественников, проживающих на территории Украины, есть и не очень радостный вывод. Опыт распространения Брошюры и последующие опросы соотечественников о её полезности позволили сделать вывод о том, что для работы с обществом Украины, популяризации в нём идей добрососедства, необходимо наращивание потенциала печатных СМИ - по объему информации, увеличению периодичности изданий, значительному увеличению тиража и улучшению полиграфического качества, вовлечение в работу профессионалов. Для реализации этих задач необходимо значительное повышение уровня финансирования.

Председатель Энской областной общественной организации «Право» Петров Сергей Степанович

 

10 июля 2014 г.                                                                            Подпись, печать

 

Разумеется, что объем и собственно исполнение содержательного отчета будет зависеть как от содержания проделанной работы, так и от способностей пишущего отчет кратко и емко описать наиболее важное. В то же время, учитывая, что отчеты кому-то ещё придется читать, не рекомендуется увлекаться слишком пространными содержательными отчетами. И хотя талант - удел далеко не всех, но краткость, всё-таки, остаётся любимой сестрой таланта.

Финансовый отчет

К финансовому отчету Получатель в обязательном порядке прилагает должным образом заверенные копии платежных и иных первичных документов, подтверждающих фактически произведенные расходы, и документов, на основании которых эти платежи были произведены, а также документов, подтверждающих выполнение работ / предоставление услуг:

- договоры;

- счета (счета-фактуры);

- акты приемки-сдачи выполненных работ;

- накладные;

- кассовые ордера;

- чеки и т.п.

Все первичные документы должны быть исполнены на русском языке либо сопровождены переводом на русский язык. Перевод не обязательно заверять нотариально. Достаточно заверить печатью организации. В идеале абсолютно все надписи на переводе должны совпадать с оригиналом документа, включая реквизиты, надписи на печатях и штампах.

К первичным документам прилагается реестр документов. В самом отчете документы должны быть разложены в том же порядке, в каком они упоминаются в реестре. За оригиналом документа должен следовать перевод, если он требуется.

Фонд в процессе рассмотрения отчета имеет право затребовать у получателя гранта/субсидии дополнительную информацию и документы, необходимые для получения полного представления о ходе и итогах реализации работ, предусмотренных договором между Получателем и Фондом, а также о расходовании предоставленных на эти цели средств. Получатель гранта/субсидии обязан предоставить затребованную Фондом информацию (документы).

В случае если в процессе рассмотрения отчета у Фонда не возникает сомнений в том, что средства гранта/субсидии израсходованы по целевому назначению в соответствии с заключенным Договором, отчет утверждается Фондом. Получатель гранта/субсидии извещается Фондом письменно об утверждении отчета. При этом обязательства получателя гранта/субсидии считаются исполненными с момента утверждения Фондом отчета.

В завершение, акцентируя внимание на схематичности представленного выше образца «отчета», отметим, что в составлении отчетов нет ничего сложного, если изначально ответственно подходить к обеспечению его «документальной базы». В то же время каждый Получатель гранта/субсидии должен помнить об ответственности, связанной с ведением достоверного бухгалтерского учета и отчетности.

Учитывая специфику законодательства Украины, рекомендуем не забывать, что все средства, которые поступают на счет организации, если они имеют целевое назначение, должны быть израсходованы также в объеме, определенном договорами и другими документами, на основании которых эти средства зачисляются на счет организации. Расходование средств должно быть строго документировано в соответствии с установленными правилами ведения учета и отчетности.

При этом нужно помнить: если сметой предусмотрено, что те или иные средства предназначены для оплаты работ/услуг, которые относятся к видам хозяйственной деятельности, подлежащей налогообложений, то эти средства должны быть выплачены соответствующим субъектам хозяйствования, которые платят налоги.

Если организация - Получатель гранта/субсидии является «неприбыльной» на основании действующего законодательства и нормативно-правовых актов Украины, то такая организация не может получать плату за выполнение работы/услуг, которые подвергаются налогообложению. В противном случае общественная организация обязана будет уплатить достаточно высокий налог на прибыль.

В связи с этим, средства, поступившие на счет общественной организации, должны в таком же объеме быть перечислены (уплачены) тем субъектам хозяйствования, которые имеют право заниматься тем или иным видом предпринимательской деятельности, т.е.- оказывать услуги, выполнять работы, предусмотренные договором между Получателем и Фондом.

И главное в организации этого процесса - изучать действующее законодательство и нормы организации финансово-хозяйственной деятельности. Это так же важно, как и знание своих прав.

Источник: Газете для соотечественников «Русская ПРАВДА»

Распечатать

Мониторинг событий

Открыть карту

Новости

Все новости

Архив публикаций